QMS：規格を読むに際して用語の再確認（１）

規格書を読む上で「用語」は大切です。少しくどいかもしれませんが、意識合わせのためにいくつか記述します。

＜この内容は、JISZ8301：2011（規格票の様式及び作成方法）と2008年度版対応 ISO9001 新・解体新書 岩本威生著 日刊工業新聞社の記述を参考或いは引用しています。＞

「shall」：

契約、規格や規制で「shall」を使う時には、規格で規定される人、規格に添って規格内容を実施するする人たち（例：組織、トップマネジメント）を第二人称として「あなたは・・・して頂きたい」という要求を、規格を実施したことによって便宜を受ける第一人称（利害関係者、それらを代弁した規格作成者、作成標準化団体）が要求していると理解できます。 

「should」：

契約、規格や規制の場合、「should」を使う時は、仮定法文となっていると解釈できるので、「特別の事情があった場合は別として、なければ、・・・しなければならない。もし、特別の事情があるというなら、その例外処置の正当性を納得させてくれないと困るよ」という意味になり、実はかなり強い口調です。

JISの翻訳では「・・・することが望ましい」と訳することになっていますが、当然ながら決して「自分にとって望ましい」ことの意味ではありません。 

「may」：

「may」は「したかったら・・・してもよい」という意味で、第二人称者（例：組織、トップマネジメント）の自由意思を認めています。 

「can」：

「can」は客観的にその事項の選択が認められている場合に使用している。時として、現在形の文が注釈文に使われていることがありますが、そのときは事実を伝えているのであり、要求でもなければ、選択肢の提示をしているわけでもありません。